第一章 总则
第一条：为规范单位政府采购行为，建立健全政府采购预算管理、采购活动管理、验收管理等政府采购内部管理制度，结合下陆区政府采购相关文件的规定及《政府采购法》等法律法规，特制定本制度。
第二条：本制度所称政府采购，是指单位使用财政性资金采购依法参照湖北省人民政府办公厅关于印发湖北省政府集中采购目录及标准（2021年版）的通知执行。
第二章 组织架构和责任分工
（一）政府采购领导小组
政府采购计划备案实行单位主要领导审批，政府采购计划备案前前由党委党组会集体决策，确定相关部门或相关人员落实。
政府采购领导小组主要负责对本单位政府采购活动中的相关事项进行协调、审议和决策。领导小组组长由单位主要领导或者分管政府采购工作的领导担任，成员由本单位政府采购业务归内设财务和相关业务需求部门组成。
（二）业务需求部门
业务需求部门是政府采购项目采购需求的提出或者使用部门，主要负责项目预算申报或者立项、采购需求管理和履约验收评价等工作，具体职责如下：
1.按照单位预算管理要求，提供相关材料向财务部门申报项目预算；对需要报有关部门立项审批的采购项目，按立项审批要求进行申报。
2.根据批准的预算，组织开展需求调查，编制采购需求和采购实施计划，确定采购意向信息。负责采购执行中涉及的采购需求和采购实施计划内容的说明、确认和证明材料的提供。
3.提供涉及采购方式变更和进口产品采购的论证、公示和报审等方面的相关证明和支撑材料。
4.负责采购过程中可能涉及的推荐供应商、委派采购人代表、自行确定评审专家等工作。
5.草拟采购合同，提交内部审核。
6.负责供应商履约管理，督促项目执行进度，提出验收申请，参与验收活动，对供应商履约情况和项目绩效进行评价。
7.按照合同约定，申请支付采购资金，提供支付依据。
8.按照采购归口管理部门的要求移交项目档案资料。
9.负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、报送和内部报批报审等工作。
10.单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
（三）财务部门
财务部门是负责本单位财务管理工作的部门，主要负责采购预算编制、执行管理等工作，具体职责如下：
1.负责组织政府采购预算的汇总、审核、编制、报送和调整（剂）;组织协调财政预算评审工作；申请提前采购预算指标；办理采购资金的支付。
2.统筹安排采购项目预算，组织开展预算绩效评价工作；督促本部门（系统）采购预算执行进度，跟踪项目预算执行情况；对接财政部门预算管理科室、国库科、国库集中支付中心。
3.审核采购合同中涉及的项目预算、合同金额、支付条件等信息。
4.操作财政预算管理业务系统，负责本单位的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理。
5.参与内部决策活动，履行财务监督和管理职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、报送和内部报批报审等工作。
6.按照采购归口管理部门的要求移交项目档案资料。
7.单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
（四）园区纪委
园区纪委是指主要负责协助本单位基层党组织履行全面从严治党主体责任，推进全面从严治党、加强党风建设和组织协调反腐败工作的部门，具体职责如下：
1.负责协助本单位基层党组织加强政府采购领域党风廉政建设，提出健全完善内控制度机制的意见建议；
2.负责对本单位政府采购活动中的基层党组织和党员领导干部履行职责、行使权力进行监督；
3.按照有关规定，受理处置党员和群众检举举报，开展谈话提醒、约谈函询；对政府采购过程中出现违反党章和其他党内法规的案件进行检查、处理。
第三章 内部决策流程
按照“三重一大”制度要求，规范高效决策，结合政府采购项目预算金额、采购事项重要程度、风险防控要求等因素，由园区党委（党组）会决议。
由牵头部门报党委（党组）负责人同意或者党委（党组）负责人召集，明确审议议题和审议事项，单位党委（党组）领导和相关部门对审议事项进行审议、独立发表意见，综合各方意见后作出决策。
第四章 采购流程及要求
根据国家和我省现行政府采购法律法规规章制度规定，对照采购人需要落实的主体责任和履行的职责，制定本单位内部采购流程及要求。
（一）编制政府采购预算
编制采购预算，经财务或审计部门审核，符合要求的项目，反馈业务需求部门和归口管理部门。对于其中涉及采购货物、工程或者服务的，由业务需求部门根据政府采购认定标准，梳理涉及政府采购的事项确定对应的采购品目和预算金额，送归口管理部门审核。归口管理部门进行审核后，符合要求的，汇总报财务部门；不符合要求的，反馈业务需求部门进行补充完善。确定项目预算需求。财务部门汇总预算项目及涉及的采购预算，履行决策程序，按规定向主管预算单位、财政局申报。
（二）公开采购意向
（1）确定意向公开内容。业务需求部门根据批复的采购预算，结合项目实施安排，确定采购项目名称、采购品目、主要标的、预算金额、计划实施时间等意向信息，履行决策程序，报归口管理部门。
（2）发布采购意向。归口管理部门汇总、审核业务需求部门提交的采购意向信息，拟公开的采购意向信息应与批复的采购预算信息和本单位采购实施进度安排一致，应符合财政部门信息发布管理要求，登录相关业务系统录入、发布采购意向信息。审核不符合规定的，反馈业务需求部门进行补充完善。
（三）采购实施计划备案
（1）采购计划备案。根据项目实际情况向区财政部门进行备案。业务需求部门向归口管理部门提供采购计划备案所需填报事项，履行决策程序，报归口管理部门汇总、统筹、审核，属于资产管理事项范围的，应同时报单位资产部门审核。采购实施计划内容应包括采购品目、项目名称、采购组织形式、委托代理机构类型、采购方式、项目名称、数量、金额、是否面向中小企业、是否政府购买服务、项目实施月份等。
（2）采购执行。生成采购计划编号后，携带《采购计划实施备案表》委托所选择的代理机构。由代理机构在“湖北省政府采购网”及相关网站公开发布采购公告、组织实施进场交易。
（3）采购计划调整。编制采购实施计划时，若发现预算编制采购品目与实际采购内容不匹配的，在符合预算管理和资产管理规定的前提下，可根据实际情况调整采购品目。采购计划备案后，原则上不得调整（主要指采购方式、实施月份、预算金额等），确需调整的，在符合资产管理要求和预算管理要求的前提下，按照履行决策程序，根据职能分别由归口管理部门和财务部门向财政局提出调整申请。
（四）采购方式变更审核
1.相关制度依据。根据《中华人民共和国政府采购法》及实施条例要求，达到公开招标数额标准，项目符合公开招标之外采购方式适用情形需要采取公开招标之外采购方式的，应当向区财政局申请采购方式变更。采取单一来源采购方式的，均要组织论证、公示，达到公开招标数额标准的，报财政局批准方式变更。
2.基本流程。业务需求部门根据项目实际，提出采购方式变更需求并提供相关证明材料，履行决策程序，归口管理部门组织报主管预算单位、财政局审核。采取单一来源采购方式的，业务需求部门提供相关证明材料后，归口管理部门组织专业人员进行论证、公示通过后，再履行决策程序。
3. 单一来源采购方式的选择。对于符合法定要求只能从唯一供应商处采购的，归口管理部门负责组织不少于3名中级以上职称且与项目专业相关的专业人员（非本单位、非潜在供应商及其关联单位人员），对照单一来源采购的适用情形，围绕业务需求部门提出的采购需求，对供应商的唯一性进行完整、清晰的阐述，提出明确的建议；归口管理部门根据论证意见将专家论证意见及征求意见公示材料在“湖北省政府采购网”发布并公示（不少于5个工作日），收到异议的相关事项和内容组织补充论证，论证后认为异议成立的，依法采取其他采购方式；论证后认为异议不成立的，应将异议不成立的论证意见再次进行公示，并将相关情况告知提出异议的供应商，再次公示，直至无异议为止。对保证原有采购项目一致性或者服务配套要求，需要继续从原供应商处添购的，添购金额不超过原合同金额的10%。
（五）委托采购代理机构
1.相关制度规定。采购法第十八、十九、二十条、《政府采购代理机构管理暂行办法》（财库﹝2018﹞ 2号）。
2.职责分工。归口管理部门负责采购代理机构的选择、委托、协调和日常管理。
3.委托方式。集采目录内的集中采购项目必须委托集中采购机构；集采目录外分散采购限额标准以上的分散采购项目可以委托集中采购机构，也可以委托社会代理机构，建议采取“一项目一委托”的方式进行委托，即一个项目签订一份委托代理协议。
4.基本流程。
（1）选择集中采购机构。集中采购目录以内的采购项目必须委托集中采购机构，归口管理部门按照集中采购机构发布的集中采购目录实施方案的要求对接、办理项目委托事宜。经与集中采购机构协商一致，也可以将分散采购项目委托集中采购机构代理采购。
（2）选择社会代理机构。分散采购项目可以委托社会代理机构代理采购，采购人通过遴选或抽签等方式择择采购代理机构，任何单位和个人不得以任何方式为采购人指定采购代理机构。
5.签订委托代理协议。归口管理部门根据采购项目的委托事项，组织草拟委托代理协议，协议内容包括代理采购的范围、委托权限、期限及代理费用等。
6.采购代理机构评价。归口管理部门负责组织采购代理机构评价工作，会同业务需求部门共同对采购代理履约情况进行评价。
（六）确认采购文件
1.相关制度依据。采购法实施条例第十五条。
2.职责分工。业务需求部门负责确认采购文件中涉及的采购需求和采购实施计划内容，归口管理部门负责确认涉及的其他内容。
3.基本流程。采购代理机构向归口管理部门反馈编制的采购文件后，归口管理部门会同业务需求部门核实、确认，核对、确认无误后，法规部门进行合法性审查，归口管理部门组织履行决策程序，书面反馈采购代理机构。
（七）公开采购信息
1.相关制度规定。《政府采购信息发布管理办法》（财政部令第101号）、《下陆区财政局关于进一步加强政府采购信息公告管理工作的通知》等。
2.职责分工。归口管理部门负责本单位政府采购信息的公开工作，确保依法及时完整公开信息，切实防范信息发布风险。
3.基本流程。归口管理部门拟订需要发布的信息内容，信息内容涉及采购需求和采购实施计划内容的由业务需求部门确认，其他内容由归口管理部门确认，履行决策程序，登录信息发布系统发布信息，归口管理部门要对发布后的信息进行核实、确认。
4.内部审查和风险评估。拟发布的政府采购信息存在涉密、敏感等情形时，属于采购人提供的信息，由归口管理部门牵头组织内部审查和风险评估，履行决策程序，出具评估报告。对应当纳入涉密政府采购管理的项目，严格执行涉密政府采购管理规定；涉密采购项目信息不得对外发布。
（八）发布采购公告
采购代理机构根据采购文件确定时间、途径，组织发布采购公告。采购文件应当免费提供，可以优先采取电子文档形式提供。
（九）项目评审
1.相关制度依据。采购法实施条例第三十四条、三十九条、四十条、四十一条、四十二条、四十四条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第四十五条、四十七条、四十八条、六十四条、六十五条、六十六条、六十七条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第三十二条、四十一条、四十八条，《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）第十四条、十六条、十七条、二十条，《财政部关于进一步规范政府采购评审工作有关问题的通知》（财库〔2012〕69号）等。
2.职责分工。归口管理部门负责组织委派资格审查工作人员、采购人代表、现场监督人员，采购需求部门负责确定资格审查工作人员、采购人代表，内审部门负责确定现场监督人员。
3.基本流程。
（1）委派资格预审工作人员。对由采购人负责资格预审的项目，业务需求部门负责确定项目资格预审工作人员，报归口管理部门组织出具委托手续。
（2）委派采购人代表。采购人代表原则上选派熟悉项目情况和政府采购评审规则及系统操作的人员参加。项目评审开始前，业务需求部门负责确定采购人代表人选，报归口管理部门组织出具委托书。
（3）委派监督人员。内审部门确定项目现场监督人员，报归口管理部门出具委托书。电子化采购项目可以实行在线监督。
（十）确认采购结果
1.相关制度依据。采购法第三十八条、四十条，采购法实施条例第四十三条、四十九条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第六十八条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十二条、三十六条、四十九条，《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）第二十八条。
采购代理机构应当自评审结束之日起1个工作日内将项目评审报告送交采购人。采购人应当自收到评审报告之日起1个工作日内在评审报告确定的候选人名单中按顺序确定中标（成交）供应商。
2.职责分工。归口管理部门会同业务需求部门根据评审结果确定中标（成交）供应商，也可以直接授权评审委员会确定。
3.基本流程。归口管理部门收到评审报告之日起1个工作日内，会同业务需求部门在评审报告推荐的中标（成交）供应商候选人中按顺序确定中标（成交）供应商，经内部审批后，将中标（成交）结果确认函反馈采购代理机构对采购结果予以确认。授权评审委员会确定中标（成交）供应商的，评审活动结束后，由评审委员会根据中标（成交）候选供应商顺序现场直接确定中标（成交）供应商，代理机构通知中标（成交）供应商同时发布中标（成交）公告。
4.特殊情况处理。出现在1个工作日内无法确定中标成交供应商的，归口管理部分负责履行决策程序，并在1个工作日内向采购代理机构书面反馈原因及理由。发现采购活动存在违法违规行为的，影响采购结果确认的，由归口管理部门收集相关情况书面向采购代理机构说明情况，并同时向同级财政部门书面反映情况。
（十一）发布采购结果公告
采购代理机构在收到中标（成交）结果确认书之日起1个工作日内，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书或中标（成交）供应商可通过CA在公共资源交易系统直接免费下载，同时在湖北省政府采购网发布采购结果公告。归口管理部门负责进行跟踪督促。
（十二）采购合同管理
1.相关制度依据。采购法第五章，采购法实施条例第五章，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第七十一条、七十二条、七十三条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第十九条，《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）第三十条。
2.职责分工。业务需求部门负责采购合同的签订工作，法规部门负责合法性审查，归口管理部门负责采购合同公告、备案。
3.基本流程。
（1）合同签订。采购人、中标（成交）供应商应当在中标（成交）通知书发出之日起30个工作日内依据采购文件确定的事项签订采购合同。业务需求部门在项目中标（成交）通知书发出之日起30日内，严格按照采购文件及中标（成交）供应商投标（响应）文件约定事项与中标（成交）供应商协商草拟采购合同，经法规部门合法性审查后，履行决策程序。签订补充合同的，必须符合采购法第四十九条规定，即合同履行过程中，需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变原合同其他条款的前提下，可与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。
（2）合同公告及备案。合同签订后，业务需求部门同时将合同副本及电子文档送归口管理部门，归口管理部门负责在合同签订当天起2个工作日内，在“湖北省政府采购网”“下陆区政府采购一体化平台”完成合同公告和备案。
（3）合同变更、中止和终止。符合采购法第五十条规定，即采购合同继续履行将损害国家利益和社会公众利益时，才能变更、中止或者终止采购合同。合同公告中出现的异议以及合同更正、变更等事项，由业务需求部门提出，归口管理部门负责组织履行决策程序，办理变更合同信息；涉及合同履行过程中的矛盾纠纷，由业务需求部门牵头协商处理，需要追究民事责任或者发生仲裁、诉讼的，由法规部门牵头处理。
（十三）履约验收
1.相关制度依据。采购法第四十一条，采购法实施条例第四十五条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第七十四条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十四条，《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）第二十四条，《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）等。所有政府采购项目均需进行履约验收。
2.职责分工。业务需求部门负责采购项目的履约工作，提出验收申请；归口管理部门负责组织本单位政府采购项目的履约验收工作。
3.基本流程。
（1）验收依据。采购实施计划中明确的履约验收方案和本项目依法签订的采购合同。
（2）组建验收小组。对需要组建验收小组进行验收的项目，合同履行达到验收条件时，供应商向采购人提出项目验收建议。采购人应当自收到建议之日起3个工作日内启动项目验收，由归口管理部门组织内部相关部门、第三方专业机构或者专业人员成立政府采购项目履约验收小组，负责监督的部门参与监督。供应商就采购结果提出质疑、投诉、举报的采购项目，在验收前应告知该供应商可以对项目履约验收情况进行社会监督。
（3）开展验收。验收小组根据项目采购需求和依法签订的政府采购合同，对供应商的履约情况逐项进行验收，小组成员独立发表验收意见。分期实施的采购项目，应当结合分期考核的情况，明确分期验收要求。采取按进度履约、分阶段验收的项目，应当制定分阶段验收的方案，按进度、分阶段出具验收意见，作为最终验收报告的依据。货物类项目可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节。
（4）出具验收报告。归口管理部门汇总小组成员出具的验收意见，形成书面验收报告。验收小组成员、监督人员在项目验收报告上签字确认，有不同意见的，应写明理由。采购人和使用人相分离的项目，应当在采购文件中明确使用人提供验收意见的方式，作为最终验收报告的依据。对政府向社会提供的公共服务项目还要在验收通过后公开验收结果；对验收后形成固定资产的，资产管理部门将形成的资产登记入账。
4.违约处理。
供应商不按照政府采购合同约定履行义务的，业务需求部门报法规部门按照《民法典》的规定，中止、终止政府采购合同，追究供应商法律责任；同时，业务需求部门按照政府采购信用评价管理制度规定，对供应商履约情况进行评价、反馈归口管理部门。
湖北下陆长乐山工业园区管理委员会
2024年7月1日
